Jussilan sukuseura ry:n rekisteriselosteet:
1. Jäsenrekisterin tietosuojaseloste (s.1) ja 2. Sukututkimusrekisterin rekisteriseloste (s.3)
1. Jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Tietosuoja-asetus nimeltään General Data Protection (GDPR) tuli voimaan 25.5.2018. Asetusta sovelletaan kaikkiin organisaatioihin, jotka käsittelevät henkilötietoja eli koskee myös yhdistyksiä. Asetus lähtee ajatuksesta, että jäsenillä on oikeus päättää omista tiedoistaan ja omien henkilötietojen käytöstä. Henkilötietojen käsittely tarkoittaa henkilötietojen keräämistä, säilyttämistä, käyttöä, siirtämistä ja luovuttamista, joten kaikki henkilötietoihin kohdistuvat toimenpiteet ovat henkilötietojen käsittelyä. Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten Jussilan sukuseura ry:n jäsentiedot hankitaan ja mitä jäsenrekisteriin on kirjattu, mihin tietoja voidaan käyttää, millä tavalla tiedot suojataan sekä jäsenen oikeudesta tarkistaa ja muuttaa tietoja.
Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§
1. Rekisterinpitäjä
Jussilan sukuseura ry (Jousitie 14 B 4 / 01280 Vantaa)
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Taloudenhoitaja Sonja Mäkinen (sonja.makinen@kolumbus.fi)
Tiedottaja, sukututkija Jauri Varvikko (jauri.varvikko@eepinen.fi)
3. Rekisterin nimi
Jussilan sukuseura ry:n jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Jäsenyyden hoitaminen/ Henkilötietolaki 8§
– Tiedottaminen jäsenille
– Jäsenrekisterin ylläpitäminen
– Jäsenmaksulaskutus ja jäsenmaksujen seuranta
5. Jäsenrekisterin tietosisältö
Sukuseuran jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 15 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt.
Kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea seuran tarkoitusta ja toimintaa.
Sukuseuran jäsenet ja kannatusjäsenet hyväksyy seuran hallitus.
Jäsenen
– nimi, syntymäaika ja -paikka
– yhteystiedot (puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite)
– sukuhaara/kannatusjäsenyys
– viestintään liittyvät toivomukset (sähköposti/paperiposti)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenet ja kannatusjäsenet ilmoittavat itse henkilötietonsa ilmoittautuessaan jäseniksi ja muuttaessaan tietojaan. Jäsenten tulee oma-aloitteisesti tehdä muutokset, jotka jäsenen on tehtävä joko sähköpostitse kirjallisesti tai käyttämällä sukuseuran kotisivujen lomakkeita. Osoitetietojen tarkistuksiin käytetään tarvittaessa myös julkisia tietolähteitä, kuten Väestörekisterikeskuksen ja Fonecta Oy:n osoitepalvelua.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle. Sukuseuran jäsenrekisteriä ylläpitää sukuseuran hallituksen jäsen tai toimihenkilö kulloinkin toimivan hallituksen päätöksen mukaisesti. Jäsenrekisteri on Excel-muotoinen tiedosto.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Suojaus ulkopuolisilta:
Jäsentiedot on tallennettu rekisterinpitäjän yhteyshenkilön tietokoneen kovalevylle ja ulkoiseen muistiin Excel-muodossa. Yhteyshenkilö huolehtii käyttämänsä tietokoneen tietoturvan ylläpitämisestä. Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat vain Jussilan sukuseura ry:n käytössä. Rekisteriin ei kirjata henkilötunnuksia. Rekisterin käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla Käyttöoikeuden myöntää yhdistyksen hallitus jäsenasioiden hoitamiseksi.
Käyttöoikeudet organisaation sisällä:
Jäsenrekisterin pääkäyttäjä on hallituksen nimeämä yhteys- tai muu henkilö. Pääkäyttäjällä on oikeus muuttaa tietoja jäsenen ilmoittaessa muutoksista. Rahastonhoitaja vie pankkitilille kertyneet jäsenmaksut rekisteriin ja voi tehdä maksujen kertymisestä yhteenvetoja.
10. Tarkastus- ja oikaisuoikeus
Jokaisella jäsenellä on oikeus tarkastaa jäsenrekisterissä olevat omat tietonsa. Pyyntö tietojen tarkastamisesta on tehtävä sähköpostilla tai puhelimitse rekisterin ylläpitäjältä. Tietojaan tarkistavan on selvitettävä henkilöllisyytensä kertomalla nimensä, osoitteensa ja syntymävuotensa. Tietoja voidaan oikaista, poistaa tai täydentää rekisterinpitäjän toimesta tai jäsenen vaatimuksesta sekä rekisterinpitäjän toimesta jäsensuhteen loppumisen vuoksi.
12. Kielto-oikeus ja tietojen poisto
Jäsenrekisteriin merkityllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää lähettämästä itselleen jäsenyyden hoitoon liittyviä tiedotteita. Jäsensuhteen päättyessä jäsenen kaikki tiedot poistetaan lopullisesti rekisteristä. Nämä poistot tehdään jäsenrekisterin päivityksen yhteydessä. Jos rekisterissä on vääriä tietoja jäsenistä, sen voi korjata ottamalla yhteyttä edellisessä pykälässä ilmoitetulla tavalla.
13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Jäsenrekisterin käyttöoikeudet rekisterinpitäjänä myöntää Jussilan sukuseura ry:n hallitus.
2. Sukututkimusrekisterin rekisteriseloste/ Laatimispäiväys 11.02.2023
Rekisterin nimi: Jussilan sukuseura ry:n sukututkimusrekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Jussilan sukuseura ry
Jousitie 14 B 4 01280 Vantaa
2. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt
Sukututkija ja tiedottaja Jauri Varvikko (jauri.varvikko@eepinen.fi)
Taloudenhoitaja Sonja Mäkinen (sonja.makinen@kolumbus.fi)
3. Rekisterin nimi
Jussilan sukuseura ry:n sukututkimusrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Sukututkimustietojen kerääminen ja tallentaminen
5. Rekisterin tietosisältö
Henkilötiedot suvun jäsenistä, syntymä- ja kuolinajat, asuinpaikat ja muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot sekä suostumus- ja kieltotiedot
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Väestötietojärjestelmä, muu arkistoaineisto ja viranomaisrekisterit, painetut ja painamattomat lähteet. Jäseniltä, heidän läheisiltään sekä vainajien omaisilta ja julkisista lähteistä saadut tiedot.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset rekisteristä
Tietoja luovutetaan vain sukututkimustakoituksiin seuran hallituksen jäsenille taikka hallituksen erikseen tekemällä päätöksellä seuran jäsenelle, joka on niitä pyytänyt. Rekisteristä voidaan siirtää tietoja ulkomaille tietosuojavaltuutetun toimiston antamien ohjeiden mukaisesti.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Vain sukuseuran vastaavilla henkilöillä on rekisteriin pääsyoikeus atk:lla talletettuihin tietoihin sekä oikeus muuttaa, lisätä tai poistaa tietoja. Elossa olevien henkilöiden arkaluontoisia tietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella. Tiedot säilytetään parhaiden käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuolisilta suojattuina.
9. Rekisteröidyn oikeuksien huomioonottaminen
Rekisteröidylle varataan pyynnöstä mahdollisuus tarkistaa omat tietonsa. Virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistaan, poistetaan tai täydennetään. Rekisteröidyn vaatimuksesta häntä koskevia tietoja ei käsitellä eikä luovuteta. Kiellosta tai sen peruuttamisesta tehdään rekisteriin merkintä.